17 Août
Encore aujourd’hui, beaucoup de sociétés ou entrepreneurs se contentent d’utiliser une adresse mail gratuite pour la gestion de leur entreprise, tout en essayant de trouver un nom “sérieux”. Vous vous demandez sans doute, pourquoi passer à une adresse mail professionnelle, quand vous pouvez communiquer avec vos fournisseurs ou clients avec votre messagerie gratuite votreentreprise@gmail.com. Si tel est votre cas, dans cet article, nous vous invitons à découvrir les avantages d’un mail professionnel pour votre activité.
Qu’est-ce qu’une adresse mail professionnelle ?
Pour commencer, une adresse mail professionnelle est une adresse électronique associée au nom de votre entreprise ou de votre association, contrairement aux adresses e-mail gratuites qui utilisent les noms de fournisseurs de messagerie tels que Gmail, Yahoo, Orange ou Outlook. Par exemple, si la raison sociale de votre entreprise est Bao Menuisier, votre mail pro pourrait être accueil@baomenuisier.fr. Ce type d’e-mail est donc généralement utilisé pour un usage professionnel, que ce soit pour échanger avec vos prestataires, vos clients ou votre équipe.
1. Un allié pour renforcer la crédibilité de votre entreprise
Il faut savoir que les adresses mails de type hotmail.com ou gmail.com sont pratiques pour votre vie privée, mais pas pour votre entreprise. En effet, pour vos clients, recevoir un email de la part d’une entreprise à partir d’une boîte générique se terminant par @yahoo.fr, pourrait sembler déconcertant. Et vous, à quelle entreprise feriez-vous confiance entre bao976@gmail.com et contact@baomenuisier.com ?
Le premier avantage d’un mail professionnel est qu’il renvoie une image sérieuse et plus crédible de votre société. Lorsque vous écrivez à un fournisseur avec un e-mail de type contact@votreentreprise.com vous démontrez votre professionnalisme et aussi le fait que vous investissez dans des outils professionnels pour votre activité.
Vous l’aurez compris, un mail professionnel influence positivement la confiance de vos clients, vos partenaires commerciaux et vos fournisseurs.
2. Le mail professionnel vous aidera à améliorer la visibilité de votre marque
En plus de rendre vos échanges plus sérieux aux yeux de vos interlocuteurs, une adresse mail professionnelle utilisant le nom de votre entreprise vous permettra de renforcer votre image de marque. Chaque mail que vous enverrez avec le nom de votre entreprise attirera l’attention du destinataire et lui permettra de vous identifier facilement. Pour vous, l’avantage d’un mail professionnel est donc de rendre votre marque reconnaissable.
Généralement, l’adresse mail se termine par le nom de domaine du site internet de l’entreprise. Si vous possédez un site web, votre adresse mail vous servira aussi à renvoyer vos interlocuteurs directement sur votre site. Entre nous, baomenuisier.com est facile à trouver, mais où trouver bao976 ? Vous comprenez ici que votre mail pro sera un atout pour emmener du trafic vers votre site web sans vous demander le moindre effort. Une adresse mail professionnelle, c’est de la publicité gratuite !
3. Un atout dans l'organisation de vos échanges professionnels
Lorsque vous utiliserez une boîte mail professionnelle, vous aurez la possibilité de créer autant de mail que vous souhaitez, pour mieux organiser vos activités. Vous pourrez par exemple créer une adresse mail pour votre comptable (comptabilite@baomenuisier.com), votre service après-vente (sav@baomenuisier.com) ou pour vos employés (commercial@baomenuisier.com ou binti-said@baomenuisier.com).
Si vous choisissez d’utiliser des comptes mails gratuits pour vos collaborateurs, vous vous rendrez compte rapidement que les mails gratuits sont saturés, puisque d’autres milliers d’adresses ont été créées pour chaque Binti ou Said.
En France : 68 millions de boîtes utilisées habituellement.
(ContactLab, 2011, base déclarative)
Optez donc pour un compte de messagerie pro pour la gestion et le suivi de vos dossiers. Une messagerie professionnelle est aussi pratique, car elle vous permettra d’attribuer un mail personnel à vos nouveaux employés, ou de supprimer / modifier un mail en cas de changement de personnel.
4. L’avantage d’un mail professionnel : solution antispam pour vos comptes entreprises
Contrairement aux adresses e-mail gratuites, une boîte professionnelle vous offrira une meilleure protection contre les spams (courriers indésirables) pour plusieurs raisons :
👉 1/ Les adresses de messagerie gratuite terminent généralement leur course dans les spams des destinataires, tandis qu’envoyer un message via votre mail professionnel vous évitera de tomber dans les pourriels.
👉 2/ Et inversement, grâce à des filtres avancés et à la gestion des mails personnalisés, une boîte mail professionnelle vous offrira un ensemble de paramètres de sécurité robuste pour vous protéger des mails indésirables. Cela contribue à maintenir la qualité de votre boîte de réception en empêchant les e-mails indésirables d’atteindre votre adresse e-mail professionnelle.
5. Avec un compte professionnel, vous pourrez adapter votre volume de stockage
En France : un internaute reçoit en moyenne 39 e-mails par jour (hors spam).
(ContactLab, 2011, base déclarative)
Vous avez surement déjà reçu une notification vous indiquant que votre boîte mail est pleine. Cela ne risque pas de vous arriver avec un e-mail d’entreprise.
Selon la taille de votre entreprise, avoir une boîte mail pro vous donnera accès à un volume de stockage de données adapté à vos besoins. Elle vous permettra alors de transférer facilement des documents volumineux à vos collaborateurs. Et si vous avez besoin de plus d’espace, vous pouvez rapidement commander plus de volume et des adresses mails supplémentaires chez votre hébergeur.
En conclusion, les avantages d’un mail professionnel sont multiples. Une messagerie professionnelle vous permettra de représenter votre entreprise de manière crédible et sérieuse, mais aussi de légitimer votre activité aux yeux de vos interlocuteurs.
La messagerie professionnelle vous servira aussi à organiser vos contacts, vos dossiers et vos conversations de manière efficace pour gagner du temps dans la gestion au quotidien.
Avant de vous lancer, faites le point sur vos besoins et choisissez une solution adaptée qui vous aidera à communiquer de façon professionnelle et efficace en interne comme en externe. Si vous avez besoin d’être accompagné, contactez-nous contact@howdy.yt .